Käyttölupa

Tilastokeskus voi luovuttaa tai antaa käyttöoikeuden tilastotarkoituksiin keräämiinsä tietoihin yhteiskuntaoloja koskevia tieteellisiä tutkimuksia ja tilastollisia selvityksiä varten. Tilastokeskus ei saa luovuttaa tai antaa käyttöoikeutta tilastotarkoituksiin saatujen tietojen käyttöön tutkinnassa, valvonnassa, oikeudenkäynnissä, hallinnollisessa päätöksenteossa eikä muussa vastaavassa henkilöä, yritystä, yhteisöä tai säätiötä koskevassa käsittelyssä.

Käyttöoikeudella tarkoitetaan tietojen luovuttamiseen verrattuna rajoitetumpaa mahdollisuutta käsitellä tietoja. Tilastokeskuksessa käyttöoikeus voidaan antaa tutkijoille sellaisiin salassa pidettäviin tietoihin, joista tilastoyksikön suoran tunnistamisen mahdollisuus on poistettu. Käyttöoikeus annetaan useimmissa tapauksissa Tilastokeskuksen etäkäyttöjärjestelmän FIONAn kautta. Tietojen luovuttamisesta on kyse silloin kuin tilastolain 19 §:n nojalla toimitetaan tietoja iästä, sukupuolesta, koulutuksesta, ammatista ja sosioekonomisesta asemasta käyttöluvan hakijalle.

Käyttöluvan myöntämiseen sovelletaan lisäksi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 28 §:ään. Käyttölupa voidaan myöntää yksittäistapauksessa, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Käyttölupahakemuksen käsittelyssä kiinnitetään erityistä huomiota tietosuojakysymyksiin. Lupaa harkittaessa huolehditaan kuitenkin siitä, että tieteellisen tutkimuksen vapaus turvataan.

Käyttöluvan myöntämisessä noudatetaan seuraavia periaatteita ja ehtoja:

Käyttöluvan saaja

Käyttöluvan hakijana ja rekisterinpitäjänä voi olla viranomainen, laitos tai yksittäinen tutkija. Silloinkin kun hakija on viranomainen tai laitos, käyttölupa myönnetään nimetylle henkilölle tai henkilöille. Tietojen käyttäjät on yksilöitävä hakemuksessa mahdollisimman tarkkaan. Käyttölupaan on haettava muutosta, jos henkilö(t) vaihtuu tai siirtyy toiseen laitokseen, jossa tutkimusta halutaan jatkaa.

Kullekin tutkimukselle on nimettävä vastuullinen johtaja tai muu tutkimuksesta vastuussa oleva henkilö. Vastuuhenkilön tehtävänä on huolehtia siitä, että muut tietojen käyttöön osallistujat ovat selvillä tietojen käyttölupaehdoista ja noudattavat niitä. 

Aineistot

Tilastokeskuksen tietovarannot sisältävät tilastotarkoitusta varten kerättyjä tietoja. Käyttölupa annetaan tutkimus- ja selvitystarkoitusta varten muodostettuihin valmisaineistoihin ja erikseen kullekin tutkimushankkeelle räätälöityihin aineistoihin. Tilastokeskus voi myös toimia muiden rekisterinpitäjien valmisaineistojen käyttöluvan myöntäjänä.  

Tilastolain mukaan Tilastokeskus päättää itsenäisesti kaikista hallussaan olevaan perusaineistoon myönnettävistä käyttöluvista.
Käyttöluvan myöntämistä harkittaessa otetaan huomioon myös muut aineistot, jotka käyttöluvan hakijalla on käytettävissään. Jos käyttölupa myönnetään ja Tilastokeskuksen aineiston käyttö edellyttää sen käsittelyä FIONA-etäkäyttöjärjestelmässä, on yhdistämisen muihin aineistoihin tapahduttava Tilastokeskuksessa. 

Käyttötarkoituksen ja käytettävien aineistojen yksilöinti

Käyttöluvan hakijan on riittävän selvästi yksilöitävä tietojen käyttötarkoitus sekä Tilastokeskuksesta pyydetyt tiedot ja niiden välttämättömyys tutkimuksessa. Lisäksi on yksilöitävä muut käytettävät tietoaineistot. Hakemukseen tulee liittää tutkimussuunnitelma. Jos haetaan omaan organisaatioon luovutettavia aineistoja (ei etäkäyttöön), hakemukseen tulee liittää myös tutkimuksen tietosuojailmoitus/tietosuojaseloste. 

Erityistapauksissa Tilastokeskus edellyttää, että hakija tekee tietosuojan vaikutustenarvioinnin. Tällaisia tapauksia on esimerksi, kun hakemus kohdistuu laajasti rikoksia ja rikkomuksia koskeviin tietoihin, tai laajamittaisesti erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviin tietoihin.

Tilastokeskuksen on hakuvaiheessa aineistoa yksilöitäessä, selvitettävä tutkijan kanssa myös aineiston soveltuvuus ko. tutkimukseen. 

Tunnistetiedot

Käyttöluvan kohteena olevasta aineistosta poistetaan tunnistetiedot (henkilötiedoista lähinnä henkilötunnukset, nimet, osoitteet ja tarvittaessa muitakin tietoja, muista tilastoyksiköistä tunnistetiedot) tai tietoja karkeistetaan tai yhdistetään tunnistamisen estämiseksi. Poistettavat tiedot tai yhdistämistapa määritellään käyttölupapäätöksessä. Tunnistetiedot voidaan korvata pseudotunnisteilla, jotka mahdollistavat eri aineistojen yhdistämisen.

Tunnistetiedot voidaan jättää poistamatta hakijan pyytäessä kuolemansyytietoja yksilötunnuksin ilmoittamastaan henkilöjoukosta. Myös tiedot iästä, sukupuolesta, koulutuksesta, ammatista ja sosioekonomisesta asemasta voidaan luovuttaa tunnistetietoineen edellyttäen, että hakijalla on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kerätä näitä tietoja. Sitä koskeva selvitys tulee antaa hakemuksessa. Lisäksi edellytetään, että tietojen luovuttaminen tunnistettavassa muodossa on tutkimuksen kannalta välttämätöntä.

Tietojen luovuttamisen tavat ja keinot

Tilastokeskuksessa tutkimusaineistoihin, joissa välillinen tunnistaminen on mahdollista, annetaan aineistojen käyttöoikeus etäkäyttöön (FIONA-etäkäyttöjärjestelmä), tai aineistoa voidaan käyttää Tilastokeskuksen tutkimuslaboratoriossa. FIONA-etäkäyttöjärjestelmä on auditoitu tietoturvallinen käyttöympäristö, joka vaati vahvaa tunnistautumista. FIONAan kirjaudutaan joko Haka-, Suomi.fi-, Virtu- tai EduGAIN-tunnistusta ja Duo Securityn mobiilisovellusta käyttäen. Täysin tunnistamattomaksi tehdyt aineistot ja tilastolain 19 §:ssä luetellut tiedot voidaan myös luovuttaa tutkijalle.

Tilastokeskuksella on oikeus tarkastella etäkäyttöjärjestelmästä ulos otettavia tulosteita. Käyttöluvan saajalta voidaan myös edellyttää selvityksen tai tutkimuksen tulosten esittämistä Tilastokeskukselle ennen sen julkaisemista.

Käyttöluvan ehdot

Tietoja saa käyttää vain päätöksessä yksilöityyn tarkoitukseen. Tietoja on myös käsiteltävä luottamuksellisina eikä niitä saa luovuttaa edelleen ilman Tilastokeskuksen lupaa. Kaikki tietojen käsittelyyn osallistuvat allekirjoittavat salassapitositoumuksen.

Salassapitositoumuksen käyttö perustuu EY:n komission antamaan suosituksen kansallisten ja yhteisön tilastoviranomaisten riippumattomuudesta, koskemattomuudesta ja vastuuvelvollisuudesta. Suositus löytyy oheisesta linkistä.

Käyttöluvan voimassaolo

Käyttölupa myönnetään määräajaksi, enintään 5 vuodeksi. Tämän vuoksi käyttölupahakemuksessa on ilmoitettava käyttötarkoituksen edellyttämän aineiston arvioitu käyttöaika. 

Etäkäytön kautta myönnetty käyttöoikeus aineistoon päättyy määräajan päätyttyä, ellei käyttölupaa uusita. Tutkijalle luovutettu aineisto ja sen mahdolliset kopiot on hävitettävä käyttöluvassa määriteltynä ajankohtana. Hävittämisestä on ilmoitettava Tilastokeskukselle. Tilastokeskus seuraa, että hävittämisehtoa noudatetaan käyttölupapäätöksen mukaisesti.

Yhteyshenkilö

Käyttölupapäätöksessä on määriteltävä henkilö, joka Tilastokeskuksen puolelta toimii yhteyshenkilönä aineiston luovuttamiseen ja käyttöön liittyvissä asioissa. 

Hakemuksen jättäminen

Hae käyttölupaa ja toimita salassapitositoumus Tilastokeskuksen lupapalvelussa.

Täytä hakemus huolellisesti, jotta hakemuksesi voidaan käsitellä ilman hakemuksen täydentämistä. Lisätietoja käyttöluvan hakemisesta tutkijapalveluiden Mikroaineistot-sivulta.