Julkaistu: 8.12.2014

Lomakkeen selkokielisyys parantaa tiedonkeruun laatua

Kirjoittaja: Ada Kotilainen on yliaktuaari Tilastokeskuksen SurveyLaboratoriossa. Artikkeli on julkaistu Tilastokeskuksen Hyvinvointikatsauksessa 3/2014.

Tiedonkeruulomakkeiden selkokielisyyteen ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota lomakesuunnittelussa. Virkakielinen lomaketeksti voi olla haastavaa luettavaa jopa vastaajan omalla äidinkielellä. Ymmärtämisen vaikeuksia on erityisesti niillä lomakevastaajilla, joille suomi on vieras kieli.

Lomakkeella käytetyn kielen vaikeaselkoisuus on seurausta valinnoista, joita lomakesuunnittelussa tehdään liittyen esimerkiksi yksittäisiin sanoihin tai lauserakenteisiin. Virkakielen käyttö on lomakkeissa yleistä; tavoitteena on usein korostaa esitetyn asian virallisuutta ja herättää lukijan luottamus lomakkeen laatijaan. Tiedonkeruulomakkeilla monimutkaisesta kielestä on kuitenkin enemmän haittaa kuin hyötyä, sillä lomakkeen vaikeaselkoisuus lisää vastaajan kokemaa vastausrasitetta ja tulkintavirheiden mahdollisuutta (Sudman ym. 1996, 59).

Tiedonkeruulomakkeiden selkokielisyyden tärkeys nousi esiin Tilastokeskuksen SurveyLaboratorion syksyllä 2013 tekemässä laadullisessa lomaketestauksessa, jossa testattiin työvoimatutkimuksen vuoden 2014 lisäosa sekä joukko kysymyksiä Ulkomaista syntyperää olevien työ ja hyvinvointi (UTH) -tutkimuksen lomakkeelta. Työvoimatutkimuksen lisäosa koskee tänä vuonna maahanmuuttajien ja heidän lastensa työmarkkina-asemaa. Testattavien kysymysten aihepiirien vuoksi lomaketestaus tehtiin ulkomaista syntyperää olevien vastaajien kanssa. Tässä artikkelissa käsittelen tiedonkeruulomakkeiden selkokielisyyttä testauksen tulosten pohjalta ja pohdin yleisemmin selkokielisyyden merkitystä kyselytutkimuksissa.

SurveyLaboratorion lomaketestaukseen osallistui 21 ulkomaista syntyperää olevaa vastaajaa, joiden kanssa testattavat kysymykset käytiin läpi kognitiivisen haastattelun menetelmällä. Haastattelut olivat yksilöhaastatteluita, joissa selvitettiin lomakekysymysten ja niissä käytettyjen käsitteiden ymmärrettävyyttä. Suomi ei ollut testaukseen osallistuneiden henkilöiden äidinkieli, ja heidän suomen kielen taitonsa vaihteli välttävän ja kiitettävän tason välillä. Lomaketestauksen sisältö, menetelmä ja vastaajat on kuvattu tarkemmin Hyvinvointikatsauksen 2/2014 artikkelissa Ulkomaalaistaustaisille kysymys suomalaisuudesta on vaikea (Kotilainen 2014).

Yhtenä lomaketestauksen tavoitteena oli selvittää, kuinka hyvin vieraskieliset vastaajat ymmärtävät suomeksi esitetyt kysymykset. Testihaastatteluissa kielen ymmärtämisen vaikeuksia aiheuttivat muun muassa tuntemattomat sanat, lomakkeella käytetty "virkakieli", suomen kielioppiin liittyvät seikat sekä kysymysten monitulkintaisuus. Esittelen seuraavaksi selkokielisyyteen liittyviä testaustuloksia teemoittain.

Vaikeita sanoja

Testaushaastattelujen aluksi vastaajille esitettiin muutama taustakysymys työvoimatutkimuksen perusosasta ennen tutkimuksen lisäosaan siirtymistä. Taustakysymyksiin jouduttiin käyttämään suunniteltua enemmän aikaa, sillä niissä olevat virkakieliset termit tuottivat toistuvasti ymmärtämisen vaikeuksia vastaajille. Muun muassa taulukossa 1 esitetyt työelämän käsitteet aiheuttivat väärinkäsityksiä.

Taulukko 1. Ymmärtämisen vaikeuksia työelämän käsitteissä. Työvoimatutkimuksen vuoden 2014 lisäosan lomaketestaus

Esimies Moni vastaaja ymmärsi käsitteen merkityksen vasta kysyttyään, tarkoitetaanko sanalla "pomoa".
Ansiotyö Sana "ansio" oli vastaajille vieras. Kun haastattelija luki käsitteen määritelmän, vastaajat kuitenkin ymmärsivät sanan viittaavan tavalliseen palkkatyöhön. Esim:
Vastaaja: "Öö, mitä? Ansio-?"
Haastattelija lukee käsitteen määritelmän
Vastaaja: "Normaalitöitä? Ahaa, ahaa."
Palkansaaja Vastaajia auttoi, kun haastattelija selitti, että palkansaaja on työntekijä, joka saa työstään palkkaa.
Työpaikka Käsitteen ymmärrettiin viittaavan työnteon fyysiseen sijaintiin, eli onko itse työskentely tapahtunut yhdessä vai useammassa paikassa (mm. työmatkat).

Myös kokonainen kysymys saattoi olla vastaajalle käsittämätön, kuten: "Toimitteko esimies- tai työnjohtotehtävissä?" Kysymykseen sisältyvä toimia-verbi oli täysin vieras niille vastaajille, joiden suomen kielen taito oli korkeintaan tyydyttävällä tasolla. "Esimies- tai työnjohtotehtävien" selittämiseen ei tarjonnut apua edes haastattelijaohje, jossa käsite määriteltiin väljästi "työnjohdolliseksi vastuuksi". Samoin työvoimatutkimuksen kysymyksissä esiintyvä käsite "pääasiallinen toiminta" hämmensi lukuisia vastaajia. Heille ei ollut intuitiivisesti selvää, minkä tyyppiseen toimintaan käsitteellä viitataan.

Haastattelulomakkeella esiintyvistä yksittäisistä suomen kielen sanoista hankalimmaksi osoittautui sana "ylikoulutettu", jonka merkitys tulkittiin väärin valtaosassa testihaastatteluita. Kysymyksessä vastaajalta kysyttiin, onko hän mielestään ylikoulutettu nykyiseen työhönsä. Tavoitteena oli selvittää, kokeeko vastaaja olevansa pätevä työskentelemään myös nykyistä vaativammissa työtehtävissä. Vastaajien tulkinnoissa ylikoulutettu-sana sai yllättäen positiivisen sävyn. Yleisimmin sanan uskottiin tarkoittavan, että henkilö on suorittanut yliopistotason tutkinnon (tai muun korkeakoulututkinnon). Suomen kielessä ylikoulutettu-sanalla taas on implisiittisesti negatiivinen lataus. Vastaajien mielestä ylikouluttautuneisuutta olisi voitu kysyä selkeämmin muotoilulla: "Teetkö koulutustasi vastaavaa työtä?"

Ylikoulutettu-sanan merkitystä vastaajat pohtivat muun muassa seuraavasti:

Vastaaja 1: "Tulee mieleen joku professori, opiskellut todella paljon... tietää kaiken."

Vastaaja 2: "Esimerkiksi lääkäri tai opettaja... se on ammattilainen."

Muita sanoja, jotka vaikeuttivat merkittävästi kysymysten ymmärtämistä olivat: "jonkin verran", "useampia", "suorittaa" ja "ruumiillinen rasitus" (kysyttäessä fyysistä aktiivisuutta).

Kysymyksessä, jossa mitattiin vastaajien suomen kielen lukutaitoa, sana "kirjallinen" ohjasi vastaajia harhaan: kun vastaajia pyydettiin valitsemaan taso, joka parhaiten kuvaisi heidän kirjallista suomen kielen taitoaan, tulkitsivat he useimmiten "kirjallisen" taidon viittaavan kirjoitustaitoon. Kysymyksellä haluttiin kuitenkin kartoittaa nimenomaan lukutaitoa (ks. taulukko 2).

Taulukko 2. Kysymys AHM14c. Työvoimatutkimuksen vuoden 2014 lisäosan lomaketestaus

Entä kuinka hyvin osaatte lukea suomen kieltä. Mikä seuraavista neljästä tasosta kuvaa kirjallista suomen kielen taitoanne:
1. Tasoni on edistynyt. Ymmärrän erityisalojen artikkeleita ja melko pitkiä teknisiä ohjeita silloinkin, kun ne eivät liity omaan alaani.
2. Tasoni on keskitaso. Ymmärrän tekstejä, joissa on pääasiassa hyvin tavallista arkipäivän kieltä tai työhön liittyvää kieltä.
3. Tasoni on aloittelija. Ymmärrän tuttuja nimiä, sanoja ja hyvin yksinkertaisia lauseita esimerkiksi ilmoituksissa, julisteissa ja luetteloissa.
4. vai ette osaa lukea suomea ollenkaan?
9. EOS

Suomen kielen sijamuodot kompastuskivenä

Lomakekysymysten kieliopillinen muotoilu kannattaa testaushaastatteluiden perusteella pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Testatuissa kysymyksissä käytettiin sijamuodoista esimerkiksi abessiivia, joka esiintyy seuraavissa lomakekysymysten sanoissa: "vaikeuksitta", "palkatta", "levähtämättä" ja "valmistautumatta". Sijapäätteen merkitys oli tuntematon suurimmalle osalle vastaajista. Kukin sana tulkittiin merkitykseltään päinvastaiseksi, kuten seuraavassa poiminnossa, jossa haastattelija utelee vastausta:

Haastattelija: "Tässähän lukee vaikeuksitta."

Vastaaja: "Sitta. Joo... onko se monikko? Tarkoittaako monia vaikeuksia?"

Eräs vastaajista työskenteli suomen kielen opettajana maahanmuuttajille, ja hän vahvisti kyseisen sijamuodon puuttuvan maahanmuuttajille tarkoitetuista suomen kielen oppikirjoista. Asia opetetaan vasta kieliopetuksen edistyneessä vaiheessa. Kyseisten sanojen ymmärrettävyys paraneekin huomattavasti yksinkertaistamalla kieltä, eli vaihtamalla esimerkiksi sana "vaikeuksitta" muotoon "ilman vaikeuksia".

Myös teitittely vaikeutti lomakekysymyksiin vastaamista testaushaastatteluissa. Vastaajat vieroksuivat teitittelyn käyttöä, ja sen ongelmallisuutta kommentoitiin esimerkiksi seuraavasti:

"Tämä teitittelymuoto kysymyksissä on aika vaikeaa, koska sitä puhekielessä kukaan ei käytä. Jos vaan on täällä ̶ töissä ja näin ̶ ei sitä ikinä kuule. Varsinkaan jos ei ole vanhempia täällä tai ei tapaa vanhoja ihmisiä."

Tulkintaongelmia syntyi erityisesti silloin, kun kysymys ymmärrettiin teitittelymuodon takia tarkoittamaan koko kotitaloutta, eikä ainoastaan vastaajaa itseään. Toisaalta ymmärtämisen vaikeuksia tuottivat myös haastattelijoiden lukemat, teitittelymuotoiset kehotukset "Ottakaa huomioon − − " ja "Älkää laskeko mukaan − −". Lomakesuunnittelun linjauksia sinuttelun ja teitittelyn suhteen on syytä miettiä erityisesti niissä suomenkielisissä tiedonkeruissa, joiden kohderyhmissä on vieraskielisiä.

Selkokielisyyden vaikeuksia aiheuttivat testihaastatteluissa myös pitkät lauserakenteet ja useamman eri viiteperiodin käyttö samassa kysymyksessä, kuten "Oletko viimeksi kuluneiden 10 vuoden aikana asunut jossain toisessa maassa yli 6 kuukauden ajan?".

Ymmärtämisvaikeuksien takia haastattelijan oli usein toistettava kysymyksiä ja vastausvaihtoehtoja, tai hänen oli käytettävä haastattelijaohjeen määritelmiä käsitteiden selittämiseen.

Jos vastaajan suomen kielen taito oli kohtalainen tai heikko, hänelle oli selitettävä kysymysten merkityksiä jopa sana kerrallaan. Aidossa tiedonkeruuhaastattelussa tämä todennäköisesti pidentäisi haastattelun kestoa ja vaikeuttaisi haastattelijan mahdollisuuksia pysytellä standardoidussa haastattelumenetelmässä.

(Tilastokeskuksen käytössä oleva standardoitu haastattelumenetelmä sisältää mm. ohjeistukset jokaisen kysymyksen esittämistapaan ja vastausten merkintään. Menetelmässä pysyminen on keskeistä vastausten vertailukelpoisuuden ja tiedonkeruun laadun kannalta.)

Sanojen monitulkintaisuus vaikeuttaa kysymysten ymmärtämistä

Testaushaastattelut nostivat esiin sen, kuinka yksittäisten sanojen monitulkintaisuus vaikuttaa kysymysten ymmärrettävyyteen.

Työvoimatutkimuksen lisäosassa monitulkintaisuutta esiintyi erityisesti kysymyksessä, jossa vastaajilta tiedusteltiin heidän kokemiaan työnsaannin esteitä. Yksi vastausvaihtoehdoista työnsaannin esteille oli "syntyperä, uskonto tai sosiaalinen tausta".

Koska koetulle syrjinnälle ei ollut erillistä vastausvaihtoehtoa, haastattelijan kuului koodata spontaani syrjinnän ilmoittaminen työnsaannin esteenä tämän vastausvaihtoehdon alle. Ongelmallista oli, että testaushaastattelujen vastaajat eivät mieltäneet kokemaansa rasismia tai syrjintää tähän vaihtoehtoon kuuluvaksi, ja valitsivat vaihtoehdon "jokin muu este", kun työnsaannin esteenä oli koettu rasistinen syrjintä.

Kiinnostavaa oli myös, kuinka vaihtelevasti edellä mainitussa vastausvaihtoehdossa oleva käsite "sosiaalinen tausta" tulkittiin. Testaushaastatteluissa sosiaaliseen taustaan liitettiin: ihonväri, hiukset, nimi, pukeutuminen, huivin käyttö, tavat, työkulttuuri, ystäväpiiri, perheolosuhteet, sosiaalinen tuki, sosiaaliset ongelmat, mielenterveysongelmat, kulttuurierot sekä työtilanne ja siviilisääty.

Monitulkintaisuutta esiintyi myös lomakekysymyksessä, jossa vastaajilta tiedusteltiin Suomeen muuton syitä (ks. taulukko 3).

Taulukko 3. Kysymys AHM8. Työvoimatutkimuksen vuoden 2014 lisäosan lomaketestaus

Mistä syistä muutitte Suomeen. Voitte valita useita vaihtoehtoja. Oliko syynä:
1. työ
2. perhesyyt tai avioliitto
3. opiskelu
4. pakolaisuus, turvapaikanhaku, tai kansainvälinen suojelu
5. vai jokin muu syy?
9. EOS

Vastaajille oli ensinnäkin epäselvää, tarkoitetaanko kysymyksessä juridista oleskeluluvan perustetta vai subjektiivisesti koettua (todellista) syytä maahanmuutolle.

Ainoa valittavissa oleva ihmissuhteisiin liittyvä vastausvaihtoehto oli "perhesyyt tai avioliitto". Vastaajien välillä oli huomattavia tulkintaeroja sen suhteen, kuuluuko vaihtoehto valita, jos Suomeen tulon syynä on esimerkiksi Suomessa asuva seurustelukumppani tai avopuoliso. Noin puolet asiaa kommentoineista vastaajista rajasi tällaiset syyt vastausvaihtoehdon ulkopuolelle, vaikka lomakkeen muuttujakuvauksen mukaan myös seurustelu ja avoliitto kelpaavat vaihtoehdon valinnan perusteeksi.

Lomakekysymysten lähempi tarkastelu paljastaa, että kysymykset pitävät usein sisällään implisiittisiä oletuksia. Vastaajien uskotaan tiedostavan nämä taustaoletukset. Suomalaiseen lomakekulttuuriin kuuluu esimerkiksi tausta-ajatus, että jokainen vastaa kysymyksiin vain omasta puolestaan ellei toisin mainita.

Kun työvoimatutkimuksen lisäosassa kysytään Suomeen muuttamisen syistä, mielenkiinto kohdistuu juuri kohdehenkilön omiin maahantulon syihin. Testaushaastatteluissa vastaajat kuitenkin tulkitsivat kysymystä kollektivistisesta näkökulmasta (ks. Schwarz ym. 2010), jonka mukaan kunkin vastaajan perheellä on yhteinen maahantulon syy.

Kontekstin vaikutus kysymyksen tulkintaan kävi ilmi vastaajan näkökykyä selvittävässä kysymyksessä: "Pystyttekö yleensä lukemaan tavallista sanomalehtitekstiä (silmälaseilla tai ilman)?" Vastaajille oli muutamaa kysymystä aiemmin kerrottu, että seuraavat kysymykset liittyvät yleiseen terveyteen. Terveyskonteksti ehti kuitenkin osalta vastaajista unohtua, tai sen kytköstä tähän kysymykseen ei ymmärretty. Huomattava osa vastaajista tulkitsi kysymystä lukutaidon kontekstissa, kuten seuraavassa poiminnossa:

"No mä ajattelin että siellä edelleenkin halutaan tietää sitä, miten lukee ylipäätänsä, miten osaa suomen kieltä. Ja ehkä myöskin, että miten seuraa maailman menoa."

Kuten vastaaja antaa ymmärtää, monitulkintaisen kysymyksen merkityksen ymmärtäminen voi nojautua vahvasti edeltävien kysymysten tarjoamiin kontekstivihjeisiin. Useille vastaajille oli kenties jäänyt mieleen muutamaa kysymystä aiemmin läpikäyty suomen kielen lukutaitoa selvittävä kysymys, jolloin myös tätä (näkökykyä mittaavaa) kysymystä tulkittiin virheellisesti lukutaidon kontekstissa.

Virkakieltä yritetään karsia

Lomaketestauksen tulokset otettiin huomioon työvoimatutkimuksen lisäosan ja UTH -lomakkeen kysymysten viimeistelyssä. Virkakielisiä termejä karsittiin, ja ilmaisua selkeytettiin niin johdantoteksteissä kuin varsinaisissa kysymyksissä. UTH -tutkimuksen suomenkielisellä lomakkeella kysymysten rinnalle otettiin käyttöön "selkosuomi"-kysymysversiot, jotta haastattelijat tarvittaessa selventäisivät kysymysten merkityksiä yhdenmukaisesti.

On otettava huomioon, että kysymysten väärinymmärtäminen ei välttämättä tule esiin aidossa tiedonkeruuhaastattelutilanteessa, vaikka ongelmat olivatkin nähtävissä testaushaastatteluissa. Vastaaja voi esimerkiksi hävetä puutteellista kielitaitoaan ja pidättäytyä pyytämästä selvennystä käsitteelle.

Vastaaja voi myös tulkita kysymyksen merkityksen tietämättään väärin, jolloin hän ei luonnollisestikaan osaa pyytää haastattelijan apua.

Tässä artikkelissa esitetyt testaustulokset koskivat vieraskielisiä lomakevastaajia, mutta on tärkeää tiedostaa selkokielisyyden merkitys kaikissa tiedonkeruissa – myös niissä, jotka on suunnattu suomenkielisille vastaajille.

Lomakkeilla käytetyn kielen vaikeaselkoisuus on laaja-alainen ongelma, joka ei rajoitu ainoastaan tiedonkeruulomakkeisiin. Askelia selkokielisyyden eteen on ottanut ainakin Kansaneläkelaitos, joka toteutti vuosina 2011–2013 sisäisen Selkeyshankkeen. Hankkeen tavoitteena oli asiakaskirjeiden ja päätösten saattaminen ymmärrettävään ja luettavaan muotoon. (Kela 2014.)

Kaikki lomakkeen välityksellä tapahtuva viestintä on keskeisesti riippuvaista siitä, tulevatko lomake ja vastaaja ymmärretyiksi tarkoitetulla tavalla. Selkeä ja yksiselitteinen lomakekieli takaa parhaat mahdollisuudet onnistua tässä vuorovaikutuksessa.

Lähteet

Kela 2014. Päätösten ja kirjeiden selkeyttäminen (Selkeyshanke). http://www.kela.fi/hankkeet_selkeyshanke.

Kotilainen, Ada. Ulkomaalaistaustaiselle kysymys suomalaisuudesta on vaikea. Hyvinvointikatsaus 2/2014. http://tilastokeskus.fi/tup/hyvinvointikatsaus/index.html.

Schwarz, Norbert & Oyserman, Daphna & Peytcheva, Emilia 2010. Cognition, Communication, and Culture: Implications for the Survey Response Process. Teoksessa: Janet A. Harkness & Michael Braun & Brad Edwards & Timothy P. Johnson & Lars E. Lyberg & Peter Ph. Mohler & Beth-Ellen Pennell & Tom W. Smith (toim.). Survey Methods in Multinational, Multiregional, and Multicultural Contexts. New Jersey: Wiley.

Smith, Tom W. 2003. Developing comparable questions in cross-national surveys. Teoksessa: Janet A. Harkness & Fons J. R. Van de Vijver & Peter Ph. Molner (toim.). Cross-Cultural Survey Methods. New Jersey: Wiley.

Sudman, Seymour & Bradburn, Norman M. & Schwarz, Norbert 1996. Thinking About Answers: The Application of Cognitive Processes to Survey Methodology. San Francisco: Jossey-Bass.


Päivitetty 8.12.2014

Jaa